1 lutego rozpoczęła się implementacja Krajowego Systemu e-Faktur (ksef) w Polsce, wywołując falę dyskusji i niepokoju wśród przedsiębiorców. System, rozwijany przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową (KAS), ma na celu zrewolucjonizowanie procesu fakturowania, jednak obawy dotyczące bezpieczeństwa danych, potencjalnych awarii oraz wpływu na działalność firm są powszechne. Ksef, zgodnie z założeniami, ma zastąpić dotychczasowy system wystawiania i odbierania faktur, przenosząc go w całości do środowiska cyfrowego.
Ksef: Geneza i Cel Wprowadzenia
Decyzja o wdrożeniu ksef została podjęta w celu usprawnienia procesów podatkowych, ograniczenia oszustw VAT oraz zwiększenia transparentności obrotów gospodarczych. System ma umożliwić automatyczną weryfikację faktur, co w teorii powinno skrócić czas rozliczeń i zmniejszyć ryzyko błędów. Kluczowym elementem jest centralizacja danych, co pozwoli KAS na bieżąco monitorować transakcje i szybciej reagować na potencjalne nieprawidłowości. Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF) odpowiada za techniczną realizację i utrzymanie systemu.
Wprowadzenie ksef jest częścią szerszej strategii cyfryzacji administracji publicznej w Polsce. Ministerstwo Finansów argumentuje, że przejście na system e-faktur przyniesie korzyści zarówno dla państwa, jak i dla przedsiębiorców. Przewiduje się, że automatyzacja procesów fakturowania obniży koszty administracyjne i ułatwi prowadzenie działalności gospodarczej. Dane z faktur będą przechowywane przez okres 10 lat, co ma ułatwić dostęp do nich w przypadku kontroli podatkowych oraz uprościć archiwizację dokumentów.
Obawy Przedsiębiorców: Awaria, Bezpieczeństwo i Kontrola
Mimo deklaracji Ministerstwa Finansów, przedsiębiorcy wyrażają poważne obawy związane z wdrożeniem ksef. Badanie przeprowadzone przez inFakt pod koniec listopada 2025 roku wykazało, że aż 48% przedsiębiorców obawia się awarii systemu, a 40% ataków hakerskich. Kolejne 34% wyraża zaniepokojenie wyciekiem danych, a 32% zwiększoną kontrolą państwa. Te obawy są szczególnie silne wśród małych i średnich przedsiębiorstw, które często nie posiadają wystarczających zasobów, aby sprostać nowym wymaganiom technologicznym.
Szef KAS, w odpowiedzi na te obawy, podkreślił znaczenie bezpieczeństwa systemu, stwierdzając: „— Im mniej informacji na ten temat, tym bezpieczniejszy jest ten system —”. Marcin Łoboda, również przedstawiciel Ministerstwa Finansów, zapewnił, że dane będą bezpieczne, powołując się na dotychczasowe doświadczenia z systemem PIT: „— Tam również są dane wrażliwe. Nigdy nie było wycieku danych z PIT. To jest nasze świadectwo, że dane będą bezpieczne —”. Jednak te zapewnienia nie przekonują wszystkich przedsiębiorców, którzy wskazują na rosnącą liczbę cyberataków na instytucje publiczne i prywatne.
Ksef: Tryby Awaryjne i Procedury Bezpieczeństwa
Ministerstwo Finansów przewidziało tryby awaryjne, które umożliwią wystawianie faktur poza systemem ksef w przypadku wystąpienia awarii. Procedury te mają zapewnić ciągłość działalności gospodarczej, nawet w przypadku problemów technicznych. Jednak przedsiębiorcy wyrażają wątpliwości, czy te procedury będą wystarczająco skuteczne i czy nie spowodują dodatkowych komplikacji. Kluczowe jest, aby w przypadku awarii system alternatywny był łatwy w obsłudze i nie generował dodatkowych kosztów.
W celu zwiększenia bezpieczeństwa danych, system ksef został wyposażony w szereg zabezpieczeń, w tym szyfrowanie danych, uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz regularne audyty bezpieczeństwa. Krajowa Administracja Skarbowa prowadzi również szkolenia dla przedsiębiorców, mające na celu przygotowanie ich do korzystania z nowego systemu. CIRF monitoruje system 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, aby wykrywać i neutralizować potencjalne zagrożenia.
Wpływ Ksef na Działalność Przedsiębiorstw
Wprowadzenie ksef wiąże się z koniecznością dostosowania się przedsiębiorstw do nowych procedur i standardów. Wiele firm musiało zainwestować w nowe oprogramowanie lub zaktualizować istniejące systemy, aby móc generować i odbierać faktury w formacie XML. Proces ten generuje dodatkowe koszty i wymaga czasu, co może być szczególnie uciążliwe dla małych przedsiębiorstw. Ponadto, przedsiębiorcy muszą nauczyć się obsługi nowego systemu i przestrzegać określonych zasad dotyczących fakturowania.
Niektórzy eksperci przewidują, że ksef może prowadzić do zwiększenia biurokracji i utrudnienia prowadzenia działalności gospodarczej. Obawiają się, że system będzie zbyt skomplikowany i czasochłonny, co negatywnie wpłynie na konkurencyjność polskich firm. Roman Łożyński, ekspert ds. podatków, zwraca uwagę na konieczność zapewnienia odpowiedniego wsparcia dla przedsiębiorców: „— Kluczowe jest, aby system był intuicyjny i łatwy w obsłudze. W przeciwnym razie, może on stać się przeszkodą w rozwoju gospodarczym —”. Ponadto, istotne jest, aby KAS zapewniała szybką i skuteczną pomoc techniczną w przypadku problemów z systemem.
Statystyki i Dane dotyczące Ksef
Według danych z 1 lutego, do systemu ksef podłączonych było ponad 1000+ przedsiębiorstw. Liczba ta stale rośnie, jednak wciąż jest daleka od pełnego wdrożenia. Badanie inFakt wykazało, że 4213 przedsiębiorców wzięło udział w badaniu. Wiele firm wciąż czeka na wdrożenie systemu, obawiając się potencjalnych problemów. Ministerstwo Finansów planuje stopniowe rozszerzanie obowiązkowego stosowania ksef, aby dać przedsiębiorstwom czas na przygotowanie się do zmian. Kluczowe jest monitorowanie wskaźników efektywności systemu i reagowanie na zgłaszane problemy.
Wprowadzenie ksef jest jednym z największych wyzwań dla polskiego biznesu w ostatnich latach. Sukces tego projektu zależy od wielu czynników, w tym od bezpieczeństwa systemu, jego funkcjonalności, dostępności wsparcia technicznego oraz gotowości przedsiębiorców na zmiany. Ksef, mimo początkowych obaw, ma potencjał, aby usprawnić procesy fakturowania i zwiększyć transparentność obrotów gospodarczych. Jednak kluczowe jest, aby Ministerstwo Finansów i KAS słuchały głosu przedsiębiorców i reagowały na ich potrzeby.
