Słyszałeś o nadchodzących zmianach w fakturowaniu? Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja w sposobie rozliczania się przedsiębiorców w Polsce. Od 6 grudnia 2025 roku, wszystkie faktury VAT będą musiały być wystawiane i odbierane wyłącznie przez ten centralny system. Zmiana ta, wprowadzona przez Ministerstwo Finansów, ma na celu usprawnienie kontroli podatkowej, ograniczenie oszustw VAT oraz uproszczenie procesów rozliczeniowych dla firm.
Co to jest KSeF i jak działa?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma informatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów. Słyszałeś zapewne o konieczności wystawiania faktur w formacie XML, zgodnym ze schematami opublikowanymi przez Ministerstwo. Zamiast tradycyjnego wysyłania faktur e-mailem lub w formie papierowej, przedsiębiorcy będą przesyłać je bezpośrednio do KSeF. System automatycznie nada każdej fakturze unikalny numer KSeF, który potwierdzi jej autentyczność i datę doręczenia. Odbiorca faktury otrzyma powiadomienie o jej dostępności w systemie.
Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt, podkreśla, że z punktu widzenia użytkownika proces fakturowania w KSeF będzie przypominał obecny. Jednak kluczową różnicą jest brak konieczności bezpośredniej wymiany plików faktur między firmami. Faktura zostanie uznana za doręczoną w momencie jej pojawienia się w KSeF i nadania numeru KSeF. Słyszałeś o tym, że dla konsumentów i kontrahentów zagranicznych dopuszczalne będzie nadal wystawianie faktur w tradycyjnej formie, np. w postaci pliku PDF lub wydruku papierowego.
Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF?
Od 6 grudnia 2025 roku, wszyscy czynni podatnicy VAT w Polsce będą zobowiązani do wystawiania i odbierania faktur za pośrednictwem KSeF. Oznacza to, że zarówno duże korporacje, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze będą musiały dostosować się do nowych przepisów. Wyjątkiem są sytuacje, w których faktura jest wystawiana dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub dla kontrahentów zagranicznych, dla których dopuszczalne jest wystawianie faktur w tradycyjnej formie.
Dostęp do KSeF będzie możliwy poprzez różne kanały. Ministerstwo Finansów udostępnia darmowe aplikacje: Aplikację Podatnika KSeF 2.0, Aplikację Mobilną KSeF oraz aplikację e-Mikrofirma. Przedsiębiorcy mogą również korzystać z komercyjnego oprogramowania do fakturowania, które integruje się z KSeF. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od wielkości firmy i ilości wystawianych faktur.
Jakie korzyści płyną z wdrożenia KSeF?
Wdrożenie KSeF niesie ze sobą szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej. Dla firm oznacza to przede wszystkim automatyzację procesów fakturowania, skrócenie czasu realizacji transakcji oraz redukcję kosztów związanych z obiegiem dokumentów. Słyszałeś o tym, że KSeF umożliwia również łatwiejszy dostęp do faktur, ponieważ wszystkie dokumenty są archiwizowane w systemie przez 10 lat. Przedsiębiorca będzie mógł w każdej chwili pobrać fakturę, nawet jeśli kontrahent przestał istnieć.
Z punktu widzenia administracji skarbowej, KSeF pozwoli na skuteczniejszą kontrolę podatkową i ograniczenie oszustw VAT. Dzięki centralizacji danych, fiskus będzie miał pełny wgląd w obrót gospodarczy przedsiębiorców. Dodatkowo, KSeF skróci termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni, co poprawi płynność finansową firm. Słyszałeś o tym, że system ten ma również ułatwić współpracę z biurami rachunkowymi, pod warunkiem nadania im odpowiednich uprawnień dostępu.
Wyjątki i tryby awaryjne w KSeF
Twórcy KSeF przewidzieli procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych, takich jak brak dostępu do internetu lub awaria samego systemu. W przypadku braku dostępu do internetu, przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę offline, przekazać ją klientowi, a następnie przesłać do KSeF w późniejszym terminie. W przypadku awarii systemu, zostaną uruchomione tryby awaryjne, które umożliwią kontynuację fakturowania. Słyszałeś o tych zabezpieczeniach, które mają zapewnić ciągłość działania systemu.
Należy jednak pamiętać, że KSeF nie pozwala na anulowanie faktur. Każdy błąd będzie musiał zostać skorygowany poprzez wystawienie faktury korygującej. Oznacza to koniec możliwości anulowania i antydatowania faktur, które były powszechne w tradycyjnym obiegu dokumentów. Słyszałeś o tej zmianie, która ma na celu zwiększenie przejrzystości i wiarygodności faktur.
KSeF a biura rachunkowe – jak uzyskać dostęp?
Współpraca z biurem rachunkowym w systemie KSeF wymaga nadania mu odpowiednich uprawnień dostępu. Przedsiębiorca musi zalogować się do aplikacji KSeF i uwierzytelnić się, a następnie przyznać biuru rachunkowemu dostęp do wybranych funkcji systemu. Uprawnienia mogą być ograniczone do konkretnych faktur lub okresów rozliczeniowych. Słyszałeś o tym, że odpowiednie zarządzanie uprawnieniami jest kluczowe dla bezpieczeństwa danych.
Wdrożenie KSeF to proces, który wymaga przygotowania i dostosowania się do nowych przepisów. Przedsiębiorcy powinni zapoznać się z dokumentacją techniczną, wybrać odpowiednie oprogramowanie i przeszkolić pracowników. Słyszałeś o dostępnych szkoleniach i materiałach edukacyjnych, które pomogą w przygotowaniu się do wdrożenia KSeF.
Podsumowując, KSeF to fundamentalna zmiana w sposobie fakturowania w Polsce. Słyszałeś o tym, że system ten przyniesie korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie przygotowanie i dostosowanie się do nowych przepisów.
