Badanie przeprowadzone przez WeNet, opublikowane 6 grudnia 2023 roku, ujawnia zaskakującą zależność polskich mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) od arkuszy kalkulacyjnych, a konkretnie od programu excel. Pomimo dostępności zaawansowanych systemów do zarządzania relacjami z klientami (CRM) i automatyzacji procesów biznesowych, wiele firm w Polsce wciąż preferuje tradycyjne metody, co negatywnie wpływa na ich cyfrową intensywność i konkurencyjność. Wyniki badania wskazują, że bariera cyfryzacji w Polsce nie ogranicza się jedynie do zakupu oprogramowania, ale również do jego efektywnego wdrożenia i użytkowania.
Excel a cyfrowa transformacja polskich firm
Według danych WeNet, aż 20% MŚP w Polsce nadal zarządza relacjami z klientami w sposób tradycyjny, opierając się na telefonach i ręcznych notatkach. Co więcej, nawet wśród firm korzystających z systemów CRM, aż 32% użytkowników uważa je za zbyt skomplikowane. Ten fakt jest szczególnie niepokojący, ponieważ wskazuje na brak dopasowania dostępnych rozwiązań do specyficznych potrzeb i możliwości małych przedsiębiorstw. Jak podkreśla Mateusz Nowak, członek zespołu zarządzającego Grupą WeNet i prezes Firmao Polska: „Dane pokazują, że bariera cyfryzacji w polskich MŚP nie kończy się w momencie zakupu oprogramowania — ona trwa. Co trzeci użytkownik systemu CRM uważa swój system za zbyt skomplikowany. To sygnał, że samo wdrożenie technologii nie wystarczy.”
Problem nie leży więc w braku świadomości korzyści płynących z cyfryzacji, ale w trudnościach związanych z wdrożeniem i efektywnym wykorzystaniem dostępnych narzędzi. Excel, mimo swoich ograniczeń, jest postrzegany jako narzędzie sprawdzone i intuicyjne, co sprawia, że firmy często wolą pozostać przy nim, nawet jeśli ogranicza to ich możliwości rozwoju. Należy podkreślić, że excel, choć wszechstronny, nie jest zaprojektowany do zarządzania złożonymi relacjami z klientami i automatyzacji procesów sprzedażowych. Wymaga ciągłej pracy ręcznej, co pochłania cenny czas i zasoby przedsiębiorców.
Niska cyfrowa intensywność Polski w UE
Niska cyfrowa intensywność przedsiębiorstw w Polsce jest widoczna na tle innych państw Unii Europejskiej. Według europejskiego indeksu DESI, Polska zajmuje 25. miejsce spośród 27 państw UE pod względem cyfrowej intensywności przedsiębiorstw. Ten wynik świadczy o potrzebie podjęcia zdecydowanych działań na rzecz wspierania cyfryzacji MŚP. Jak zauważa Mateusz Nowak: „Według europejskiego indeksu DESI Polska zajmuje 25. miejsce spośród 27 państw UE pod względem cyfrowej intensywności przedsiębiorstw. Potencjał jest, ale droga od świadomości do codziennego użytkowania bywa długa i nie wynika z braku chęci, lecz często z braku narzędzi dopasowanych do skali małego biznesu.”
Brak automatyzacji i efektywnych narzędzi do zarządzania relacjami z klientami utrudnia rozwój biznesu i ogranicza konkurencyjność polskich firm. W świecie, w którym liczy się szybkość reakcji i jakość relacji z klientem, arkusz kalkulacyjny po prostu nie nadąża. Excel jest narzędziem sprawdzonym, ale nie na miarę dzisiejszych potrzeb biznesowych. Wymaga ciągłej pracy ręcznej: wprowadzania danych, pilnowania formuł, aktualizowania arkuszy. To z kolei prowadzi do błędów, opóźnień i utraty potencjalnych klientów.
Potrzeba dopasowanych rozwiązań i partnerstwa technologicznego
WeNet podkreśla, że MŚP potrzebują nie kolejnego izolowanego systemu, ale partnera technologicznego, który zapewni im zintegrowany zestaw narzędzi dopasowany do skali ich działania. Systemy CRM powinny być intuicyjne, łatwe w obsłudze i oferować funkcjonalności dostosowane do specyficznych potrzeb małych firm. Kluczem do sukcesu jest również odpowiednie szkolenie pracowników i zapewnienie wsparcia technicznego.
Doświadczenia WeNet pokazują, że przedsiębiorcy, którzy świadomie wdrożą CRM i zobaczą jego wartość, zostają z nim na lata. Wskaźnik odnowień subskrypcji sięga aż 95%, co świadczy o wysokiej satysfakcji klientów i realnych korzyściach płynących z wykorzystania systemu. To efekt tego, że technologia zaczyna realnie poprawiać efektywność firm. Mateusz Nowak dodaje: „Nasze doświadczenia z systemem pokazują, że przedsiębiorcy, którzy świadomie wdrożą CRM i zobaczą jego wartość, zostają z nim na lata. Wskaźnik odnowień subskrypcji sięga 95 proc. i nie jest to przypadek. To efekt tego, że technologia zaczyna realnie poprawiać efektywność firm.”
Podsumowując, badanie WeNet jasno wskazuje na problematyczną zależność polskich MŚP od excel. Pomimo dostępności nowoczesnych technologii, wiele firm wciąż preferuje tradycyjne metody zarządzania biznesem, co negatywnie wpływa na ich cyfrową intensywność i konkurencyjność. Kluczem do poprawy sytuacji jest oferowanie dopasowanych rozwiązań, zapewnienie odpowiedniego wsparcia technicznego i edukacja przedsiębiorców w zakresie korzyści płynących z cyfryzacji. W dłuższej perspektywie, inwestycje w nowoczesne technologie są niezbędne dla zapewnienia trwałego rozwoju i konkurencyjności polskich firm.
Warto zauważyć, że excel, choć przestarzały w niektórych aspektach, nadal pozostaje ważnym narzędziem w wielu firmach. Jednak jego rola powinna być ograniczona do prostych zadań, takich jak analiza danych i tworzenie raportów. Zarządzanie relacjami z klientami i automatyzacja procesów biznesowych powinny być powierzone specjalistycznym systemom CRM, które oferują znacznie szersze możliwości.
Przyszłość polskich MŚP zależy od ich zdolności do adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych i wykorzystania potencjału nowoczesnych technologii. Inwestycje w cyfryzację nie są jedynie kosztem, ale przede wszystkim szansą na zwiększenie efektywności, poprawę jakości obsługi klienta i zdobycie przewagi konkurencyjnej. Dlatego tak ważne jest, aby wspierać MŚP w procesie cyfryzacji i oferować im narzędzia, które są dopasowane do ich potrzeb i możliwości.
