Prezydent podpisał ustawę, która wprowadza Krajowy System e-Faktur (KSeF) w nowej odsłonie, KSeF 2.0. Nie ma już odwrotu od tej cyfrowej rewolucji w fakturowaniu. Od początku 2026 roku przedsiębiorcy będą musieli dostosować się do nowych zasad. Zmiany te dotyczą sposobu wystawiania i odbierania faktur, co znacząco wpłynie na sposób prowadzenia działalności gospodarczej. Nowe przepisy mają na celu usprawnienie procesów i zwiększenie przejrzystości w obrocie gospodarczym.
Kiedy zaczną obowiązywać nowe przepisy KSeF?
Najwięksi podatnicy, którzy w poprzednim roku wygenerowali obroty przekraczające 200 milionów złotych, rozpoczną pracę z KSeF od 1 lutego 2026 roku. W tym samym dniu każda firma w Polsce, niezależnie od swojej wielkości, będzie zobowiązana do odbierania faktur za pośrednictwem systemu. Jest to kluczowy termin, od którego zaczyna się nowy etap fakturowania. Dlatego też przygotowania powinny być już na zaawansowanym etapie.
Pełne wdrożenie obowiązku wystawiania faktur przez KSeF obejmie wszystkie podmioty od 1 kwietnia 2026 roku. Istnieje jednak wyjątek dla mikroprzedsiębiorców. Osoby prowadzące działalność gospodarczą z miesięcznym obrotem poniżej 10 tysięcy złotych mogą korzystać z dotychczasowych metod fakturowania do końca 2026 roku. To daje im dodatkowy czas na adaptację do nowych wymogów.
Co oznacza KSeF 2.0 dla Twojej firmy?
KSeF 2.0 oznacza fundamentalną zmianę w procesie fakturowania. Przejście na obowiązkowe e-fakturowanie przez system KSeF jest nieuniknione. Oznacza to, że faktury będą wystawiane i odbierane wyłącznie elektronicznie, w ustrukturyzowanym formacie. Nowelizacja przewiduje jednak możliwość wystawienia faktury w trybie offline, pod warunkiem jej wprowadzenia do systemu następnego dnia. Jest to pewne ułatwienie w przypadku chwilowych problemów technicznych.
Ta zmiana to prawdziwa rewolucja. Zmieni się nie tylko mechanizm wystawiania i odbierania dokumentów, ale również zakres informacji dostępnych dla organów podatkowych. Od przyszłego roku fiskus będzie miał dostęp do szczegółowych danych o poszczególnych pozycjach na fakturach oraz zapisach w ewidencjach podatkowych. Dzięki KSeF organy podatkowe będą na bieżąco informowane o transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami.
Dodatkowe obowiązki i możliwości KSeF
Projekt przewiduje również wprowadzenie mechanizmu samoidentyfikacji nabywców. Nabywca faktury ustrukturyzowanej będzie musiał podawać określone dane. Ma to istotne znaczenie dla wielu branż, na przykład dla wynajmujących nieruchomości. Takie rozwiązanie usprawni proces identyfikacji i rozliczeń.
Daty wdrożenia KSeF wynikają z wcześniejszych regulacji, ale nowelizacja wprowadza kluczowe odroczenia okresów przejściowych do końca 2026 roku. Jest to szansa na spokojne przygotowanie się do nowych realiów. Warto już teraz zapoznać się ze szczegółami zmian, aby uniknąć problemów w przyszłości. W przypadku awarii systemu lub braku prądu przewidziano specjalne tryby działania. Zrozumienie tych procedur jest kluczowe dla ciągłości biznesu. Należy pamiętać, że nie można już ignorować obowiązku wdrożenia KSeF.
Warto już teraz zapoznać się ze szczegółami technicznymi i prawnymi związanymi z KSeF. Dla pełnego zrozumienia zmian, warto zapoznać się z oficjalnymi komunikatami i wytycznymi. Można również poszukać dodatkowych informacji na stronach rządowych.
